Elementos a tener en cuenta en el Reporte de Operación Sospechosa (ROS)

Si algo está claro, es que el Reporte de Operación Sospechosa (ROS) es crucial para llevar a cabo una adecuada implementación del SAGRILAFT y el SARLAFT, por eso hoy traemos un artículo en el que encontrarás todo lo que debes tener en cuenta al momento de reportar operaciones sospechosas. 

Según la Unidad de Información y Análisis Financiero, UIAF, la Empresa Obligada y el Oficial de Cumplimiento deberán garantizar la reserva del reporte de una Operación Sospechosa remitido a esta entidad, según lo previsto en la ley 526 de 1999. En caso de que transcurra un trimestre sin que la empresa realice un reporte ROS, el Oficial de Cumplimiento, dentro de los diez días calendario siguientes, deberá presentar un informe de Ausencia de reporte de Operación Sospechosa, AROS, ante el SIREL, en la forma y términos que correspondan, de acuerdo a los instructivos de la plataforma.  

Empecemos por entender qué es una operación sospechosa.

Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además que de acuerdo con los usos y costumbre de la actividad que se trate no ha podido ser razonablemente justificada.

Los ROS tienen cuatro características principales: 

1. Son reservados.
2. No son denuncias penales.
3. No hay que tener certeza. 
4. No genera ningún tipo de responsabilidad.

En ese orden de ideas, ¿qué debe tener un ROS?

Relación con el delito de LA y/o FT

Estructura de las operaciones o evaluación realizada

Personas y productos vinculados 

Origen y destino de las operaciones

Razonabilidad

Tipología asociada

Elementos de interés para las autoridades

Señales de alerta

A continuación te dejamos los elementos a tener en cuenta en un ROS.

• Estructura de las operaciones o evaluación realizada.

• Operaciones que no fueron razonablemente justificadas, por la forma y los medios utilizados difieren de la actividad económica normal o del lugar donde se encuentra ubicado.

• • Los costos financieros asumidos por la generación de dichas transacciones, dada la cantidad y las costumbres del sector no son lógicas para ser entregados al beneficiario final.  

• Personas y productos vinculados.

• • Identificar plenamente (con número de identificación, nombres y apellidos completos) a los clientes, usuarios y en lo posible a todas las personas que intervengan en las operaciones que generaron sospecha (depositantes, autorizados, apoderados, referencias suministradas etc.).
  • Determinar claramente la relación existente entre las personas vinculadas, de tal forma que se logre identificar el rol que desarrolla cada una de ellas en los hechos  y operaciones reportadas.

• Origen y destino de las operaciones.

• • Como eje central del ROS, es necesario determinar el origen y destino de los recursos transados, identificando los productos, montos, zonas, fechas y en lo posible a las personas que realizan dichas operaciones, con el fin de establecer el posible delito.  

• Razonabilidad de los hechos reportados. 

• • Es importante dar a conocer la información suministrada por los clientes y/o usuarios al momento de vincularse con la entidad, de tal forma que se logre realizar un comparativo entre la información inicial y las actualizaciones realizadas, determinando posibles cambios de actividad económica, zonas donde la desarrolla, ingresos, y el nivel de educación alcanzado, de tal forma que se interprete la realidad económica y financiera de una persona natural o jurídica,  estableciendo si las operaciones realizadas no se ajustan al perfil o segmento económico del cliente y/o usuario.

• Señales de alerta.

• • Identificar los motivos o señales de alerta que originaron el reporte de operaciones sospechosas, y que deben estar claramente identificados en el detalle del reporte para cada caso, basados en el resultado del estudio o evaluación de los hechos transaccionales efectuados por la entidad reportante. 
  • Se debe registrar la lista de los documentos o archivos consultados que la entidad  determinó  como  relevantes y que soportan la operación reportada como sospechosa, los cuales deben estar a disposición para consulta por parte de la UIAF.
  • Asimismo, la entidad reportante podrá enviar archivos adjuntos al ROS, los cuales deben estar identificados con el número del ROS y la fecha correspondiente.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

Unidad de información financiera. Home Página web. https://www.uiaf.gov.co/

Unidad de información y análisis financiero. ¿Qué es un ROS? https://www.uiaf.gov.co/sistema_nacional_ala_cft/que_es_un_ros