Oficial de cumplimiento suplente, ¿qué es y por qué es necesario?

Ya hemos visto en La debida diligencia de un oficial de cumplimiento ¿Es suficiente revisar las listas restrictivas? una de las labores cruciales que debe llevar a cabo el oficial de cumplimiento para una adecuada implementación del SAGRILAFT. Pues bien, hoy queremos profundizar más en este tema y que, además, sepas el porqué es necesario contar también con un oficial de cumplimiento suplente.

Empecemos por entender qué es un oficial de cumplimiento.

Según el capítulo X de la Circular Básica Jurídica, en lo que respecta al Sagrilaft, el oficial de cumplimiento es la persona natural designada por la empresa obligada que está encargada de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del riesgo LA/FT/FPADM.

Ahora veamos las funciones del oficial de cumplimiento dentro del Sagrilaft.

• Promover la adopción de correctivos de actualizaciones al Sagrilaft, cuando se requiera o al menos cada dos años.
• Presentar, por lo menos una vez al año, informes a la Junta Directiva o su máximo órgano social.
• Evaluar los informes presentados por la auditoría interna, Revisoría Fiscal y/o auditoría externa y adoptar las medidas frente a las deficiencias informadas.
• Certificar ante la Supesociedades el cumplimiento del Sagrilaft, según lo requiera.
• Realizar el reporte de las operaciones sospechosas a la UIAF y cualquier otro reporte o informe exigido.
• Coordinar el desarrollo de programas internos y capacitación.
• Verificar el cumplimiento de los procedimientos de debida diligencia e intensificada.
• Diseñar las metodologías de clasificación, identificación, medición y control de riesgo de Sagrilaft.
• Realizar la evaluación del Riesgo de LA/FT/FPADM a los cuales se encuentra expuesta la empresa.
• Velar por el cumplimiento efectivo, eficiente y oportuno del Sagrilaft.

Ahora bien, echemos un vistazo al porqué es necesario contar con un oficial de cumplimiento suplente.

Primero, qué es un oficial de cumplimiento suplente.

Según la Superintendencia Financiera, el oficial de cumplimiento suplente es aquella persona que, ante la ausencia del principal, tiene el deber de asumir sus responsabilidades. 

Por lo tanto, esta persona es de vital importancia para que la actividad comercial, financiera o aseguradora de la entidad vigilada, para la cual labora, se desarrolle de manera sostenida, segura y responsable, y adoptando las medidas que garanticen la constante realización y aplicación de metodologías, mecanismos y procedimientos direccionados a mitigar la materialización del riesgo.

En la Circular Básica Jurídica (CBJ), específicamente en el subnumeral 4.2.4.3 del capítulo IV del título IV, se establecen los requisitos que debe cumplir el oficial de cumplimiento y por ende, el oficial de cumplimiento suplente:

• Como mínimo debe ser de segundo nivel jerárquico dentro de la organización.
• Tener capacidad de decisión.
• Acreditar conocimiento en temas relacionados con la administración del riesgo LA/FT de mínimo 150 horas. Ya sea por medio de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra forma de conocimiento similar.
• Acreditar título profesional.
• Tener al menos 2 años de experiencia acreditable desempeñando cargos relacionados con la administración de riesgos.
• Contar con el apoyo de un equipo humano y técnico, de acuerdo con el riesgo LA/FT y el tamaño de la compañía.
• No pertenecer a órganos de control ni a las áreas relacionadas directamente con las actividades previstas en el objeto social principal de la empresa.
• Estar posesionado ante la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC).

Por todo lo anterior, es crucial tener un oficial de cumplimiento suplente, para que así siempre haya alguien que esté pendiente de velar por la aplicación del Sagrilaft de manera eficiente, correcta y efectiva.      

Además, hay que tener en cuenta que la Supersociedades es la entidad encargada de establecer si un funcionario es lo suficientemente responsable e idóneo, pues, dicha calificación se hace al momento de la posesión.

También está legalmente facultada para sancionar por infracciones del Sagrilaft y del PTEE, al Oficial de Cumplimiento, al Revisor Fiscal, a los Administradores, incluyendo dentro de estos a los miembros de las Juntas Directivas y a “quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones”.

De acuerdo al numeral 3 del artículo 86 de la Ley 22 de 1995, esta sanción puede ser de hasta 200 SMMLV, el equivalente -aproximadamente- a $200.000.000 COP.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

Capítulo X Circular Básica Jurídica. Modificación Integral al Capítulo X de la Circular Básica

Jurídica de 2017. Superintendencia de Sociedades, 11 de junio de 2021. https://www.supersociedades.gov.co/delegatura_aec/normatividad/doc_normograma/Capitulo-X-Circular-Basica-Juridica.pdf

Subnumeral 4.2.4.3 del capítulo IV del título IV de la Circular Básica Jurídica. Revisoría fiscal. 

Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se modifica su titulación y numeración. http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/estatuto_organico_sistema_financiero.html

Ley 222 de 1995. Por la cual se modifica el Libro II del Código de Comercio, se expide un nuevo régimen de procesos concursales y se dictan otras disposiciones. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=6739#:~:text=Los%20administradores%20responder%C3%A1n%20solidaria%20e,y%20cuando%20no%20la%20ejecuten.